Zpracování zásilek
Příchozí klasická pošta
Obsluha podatelny zaeeviduje zásilku do systému (zapíše druh zásilky, podací číslo a odesílatele). Následně je třeba zajistit distribuci zásilky ke koncovému příjemci/útvaru.
Distribuovat zásilku přímo na příjemce lze dvěma způsoby:
- přímo do výchozí kanceláře příjemce
- přes přebírající osobu OJ, pod kterou příjemce spadá
Distribuce zásilky na útvar(OJ) spočívá ve výběru útvaru a osobě, která je u útvaru nastavena jako přebírající osoba za klasickou poštu. Číselník útvarů a definice přebírajících osob se nachází v menu Nastavení - Útvary.
Uložení zásilky do poštovního boxu
Po zaevidování zásilky do systému a po navedení distribuce je nutné zásilku umístit do poštovního boxu a odeslat zprávu odpovídající osobě upozorňující na nové zásilky v boxu. Systém automaticky nabízí ty přihrádky, které jsou nastaveny pro poštu daného útvaru (jeden útvar může mít i více přihrádek). Konfigurace se provádí v Nastavení - Poštovní boxy.V okamžiku umístění zásilek do poštovních přihrádek se pověřené osobě zobrazí na BA portálu přehled zásilek, které by měl v přihrádce nalézt.
V případě, že zásilka nebyla určena pro daný útvar, má zaměstnanec možnost na BA portálu tuto zásilku označit jako vrácenou. Podatelna má takto označené zásilky zobrazeny na speciální záložce. Po fyzickém navrácení zásilky na podatelnu je provedena nová distribuce zásilky (na jiného příjemce/přebírajího).
V případně, že se zásilka v přihrádce vůbec nenacházela, má pracovník možnost tuto zásilky označit jako Ztracenou.
Příchozí zásilky z DS
Zásilky z datových schránek jsou stahovány periodicky několikrát denně. Obsluha podalteny se tak stará pouze o distribuci zásilek. Definice podatelny, která zpracovává zásilky z konkrétních datových schránek se provádí v Nastavení - Datová schránka.
Vlastní distribuce zásilky probíhá stejným způsobem jako u klasických příchozích zásilek - obsluha podatelny vybírá buď přímo příjemce a nebo útvar a jeho přebírající osobu. Na rozdíl od klasických papírových zásilek však v tomto případě prohíbá distribuce pouze virtuálně. V okamžiku, kdy je zásilka nasměrována na příjemce/přebírající osobu, obdrží příjemce emailovou notifikaci s upozorněním na novou zásilku.
Odchozí klasická pošta
Odchozí poštu lze zapisovat dvojím způsobem - buď je celý zápis o odchozí zásilce vytvořen na podatelně a nebo zaměstnanec odesílající poštu tuto poštu zaregistruje pomocí BA portálu do systému a v okamžiku fyzického doručení zásilky na podatelnu obsluha podatelny k této zásilce pouze doplní Podací číslo a předá zásilku České poště.
Odchozí zásilky z DS
Elektronické zásilky odesílané přes některou z datových schránek společnosti jsou řešeny výhradně prostřednictvím BA portálu. Oprávnění na odesílání zásilek prostřednictvím DS je vázano na schvalovací proces. Žádost si podává zaměstnanec opět prostřednictvím BA portálu.