Digitalizace

Skenovaná pošta

Skenováním se rozumí převod zásilky z papírové do elektronické formy. Každý útvar může požádat o skenování své pošty prostřednictvím BA portálu (konkrétně se jedná o vytvoření helpdeskové požadavku, do kterého se vyplní potřebné náležitosti). Podatelna pak provádí skenování všech zásilek určených pro dané útvary.

Průběh digitalizace

Obsluha podatelny umístí zásilku do skeneru a provede sken. Digitalizovaná zásilka se automaticky uloží na předem definované úložiště. Následně je digitalizovaná zásilka připojena k záznamu v evidenci příchozí pošty. Distribuce na příjemce/přebírajícího pak probíhá stejně jako v případě zásilky z DS. Zásilka je tedy příjemci dostupná na BA portále.

Žádosti o originál

Pokud došlo u zásilky k její digitalizaci (viz předchozí kapitola), je zásilka na koncový útvar distribuovaná pouze v elektronické podobě. Zaměstnanec má přístup k zásilce na BA portálu a zde si může zažádat o zaslání originálu (původní papírová forma zásilky).

V aplikaci PTM je přehled takto vytvořených žádostí a jedinou operací, kterou podatelna v aplikaci provádí, je označení žádosti za vyřízenou.